Efetividade e organização pessoal são temas muito em voga em dias em que cada vez mais se tem menos tempo livre e a própria dinâmica do mercado de trabalho exige cada vez mais dedicação e comprometimento.
Eu sempre procuro acompanhar blogs e sites que foquem essa temática, pois sempre encontro dicas úteis e fáceis de serem aplicadas no dia a dia.
Um blog muito interessante sobre o tema é o Efetividade.net que eu sempre acompanho através do feed.
O site em sua definição usa quatro conceitos básicos para caracterizar sua meta, o conceito de efetividade, que se refere a realizar a coisa certa para transformar a tarefa existente, já o conceito de eficiência, se refere a capacidade de realizar tarefas com o mínimo de recursos e esforços e eficácia é a capacidade de realizar objetivos. Ao lado desses conceitos, existe também o conceito de produtividade, que é similar ao de eficiência, referindo-se à relação entre o resultado obtido e o esforço dispendido
Um método famoso neste tema é o Getting Things Done, cuja abreviação é GTD.
GTD é um método de gerenciamento de ações que dá nome ao livro de David Allen. No Brasil, este livro foi lançado em 2001 com o título “Produtividade Pessoal – A arte da produtividade sem stress” e relançado em 2005 com o nome de “A Arte de Fazer Acontecer – Uma Fórmula Anti-Stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo”.
O GTD parte do princípio que a pessoa precisa retirar as tarefas de sua mentem registrando-as em algum lugar, assim a mente fica livre da tarefa de lembrar de tudo e pode se concentrar em executar efetivamente essa tarefa.
O método descrito por David Allen, não dá ênfase à priorização de tarefas. Em vez disso, ele aconselha a criação de listas de tarefas específicas a um contexto. Ele também aconselha que toda tarefa que possa ser executada em menos de dois minutos seja realizada imediatamente.
A idéia do GTD parte do princípio de tornar fácil e divertido arquivamento, busca e recuperação de todas as informações relacionadas às tarefas que precisa fazer. Allen assegura que muitos dos bloqueios mentais que temos para a execução de algumas tarefas são causados pela falta de planejamento inicial. Por exemplo, para cada projeto é preciso estabelecer inicialmente o que se quer obter quando se terminar o projeto e quais ações específicas são necessárias para realizar esse objetivo. De acordo com Allen é muito mais prático pensar em tudo isso antes de iniciar o projeto e gerar a lista de ações que serão necessárias para que mais tarde possamos executá-las sem maiores planejamentos.
O método, embora inclua “regras”, como as que permitem escolhar as tarefas a realizar imediatamente e quais adiar, ou como tratar sua lista de atividades e projetos pendentes, o método também tem aspectos práticos, incluindo sugestões sobre qual a melhor forma de armazenar e classificar papéis ou como usar o cliente de e-mail a seu favor.
Algumas coisas interessantes nesse sentido eu já colocava em prática, outras eu comecei a colocar a pouco tempo, com a diminuição de meu tempo livre, certas situações começaram a ficar insustentáveis e demandavam alguma atitude no sentido de organização pessoal.
Alguns links e sugestões interessantes para aumentar a efetividade no seu dia-a-dia são:
Organizar seus horários, marcar os compromissos em uma agenda, não ser otimista com seu tempo, identificar prioridades e não assumir mais compromissos do que se pode cumprir, são algumas dicas interessantes que aumentam sua pontualidade e consequentemente lhe garantem maior credibilidade.
Sobre o mesmo tema, o Chega de bagunça revela 4 segredos. Desmarque, adie, simplifique e delegue
Organizar sua caixa de e-mail, através de uma série de filtros, deixando para se preocupar apenas com o necessário, desviando de sua atenção, spam e outras mensagens que não serão tratadas imediatamente.
Caso você tenha algum link interessante para compartilhar sobre o tema, ou tenha alguma sugestão para acrescentar, sinta-se a vontade para comentar.
HUmm
abraço Hiroshi